Il Contratto di Outsourcing Informatico

 

Consulenza per la redazione di contratti di outsourcing

Sotto il profilo dei servizi tecnologici e informatici il contratto di outsourcing puo’ avere vari oggetti quali:

- gestione sistemistica degli elaboratori;

- manutenzione e gestione di hardware;

- gestione e realizzazione di programmi;

- gestione sicurezza;

-trasmissione dati;

- elaborazione dati;

- gestione e manutenzione di impianti complessi;

- manutenzione di infrastrutture;

- gestione di archivi informatici;

- servizi di assistenza centralizzata;

- servizi di ripristino dati.

In tali casi i contratti fanno riferimento alla gestione di un complesso o di un’area di attività, che viene descritta tramite standard qualitativi o  “livelli di servizio”, cioè di risultato minimo o di efficacia. Tali livelli di servizio costituiscono un importante strumento per la determinazione della qualità della prestazione e l’adempimento del contratto da parte del fornitore del servizio. Per misurare i livelli di servizio il contratto dovrà fissare  metodi per il calcolo di questi  e delle procedure che le parti dovranno seguire nell'arco della durata del contratto per attuare un costante monitoraggio.

Il contratto di outsourcing informatico dovrà prevedere i requisiti necessari per l'avvio e la presa incarico dell'attività da parte del terzo fornitore, oltre a prevedere l'esigenza di introdurre variazioni,  per l'inevitabile modificarsi nel tempo dei fattori tecnologici, delle normative, dei costi e delle esigenze stesse del committente.

L'esecuzione del contratto prevede  un periodo di transizione, durante il quale il servizio di attivato o trasferito, con una necessaria forte interazione tra committente e fornitore. In tale fase sono solitamente previsti  il trasferimento del know how, software, modelli, disegni e altri elementi necessari per l'esecuzione dell'incarico. Spesso si verifica la necessità trasferire anche programmi e apparecchiature informatiche, oltre a personale. Ci sarà poi una prima fase di verifica delle prestazioni, con una conseguente integrazione del contratto a seconda dei risultati o delle difficoltà evidenziate.

Come in un qualsiasi contratto dovranno essere determinati gli obblighi del fornitore del servizio ( in termini di tempi d'intervento, esecuzione a regola d'arte, rispetto delle procedure, preparazione del personale impiegato ecc...)  e quelli del committente ( in termine di collaborazione, messa a disposizione del personale e dei macchinari, tempestività delle comunicazioni ecc....). Molto comune è la previsione di penali per il mancato raggiungimento dei livelli di servizio o per il ritardo nell'intervento richiesto.

Inoltre, fondamentale resta l'aspetto fiduciario, cioè la necessità di collaborazione tra le parti  e il  costante scambio di informazioni durante tutta l'esecuzione del contratto, con la formalizzazione di meccanismi di confronto, sia tramite la nomina di rappresentanti, sia attraverso la previsione di riunioni periodiche.

In tali contratti molto importante è la clausola di tutela della proprietà intellettuale, che tutela la proprietà  dei software forniti dal committente e usati dal terzo fornitore di servizi. Altra clausole rilevante è quella riguardante la sicurezza, il backup e il disaster ricovery, che contiene l'obbligo del terzo prestatore di fornire una serie di servizi idonei a garantire la sicurezza ai dati e ai servizi prestati al committente.

Parte integrante del contratto saranno gli allegati, che descrivono in termini tecnici e numerici il servizio e gli standard qualitativi, oltre a prevedere le varie procedure tecniche per l'esecuzione delle operazioni.

Un contratto alternativo al classico contratto di outsourcing è il contratto di facility management, che solitamente riguarda la  gestione di un  complesso di beni che costituiscono un servizio informatico favore del committente. Praticamente, con tale contratto il committente affida al terzo solamente le risorse hardware e software di base e la relativa gestione sistemistica, senza trasferimento di beni e senza prestazioni di ulteriori servizi.

Altro contratto frequente in campo informatico è quello di disaster recovery, in cui la messa a disposizione di risorse informatiche e la prestazione dei relativi servizi da parte del terzo è subordinata al verificarsi di un evento catastrofico presso il committente. Altro contratto molto comune è quello di ASP, con cui si fa riferimento a dei servizi informatici che vengono prestati al committente, a prescindere da un  trasferimento di apparati o software. In tali casi il complesso di beni e di software, e la relativa organizzazione per la fornitura del servizio,  riguardano unicamente la struttura del terzo fornitore, mentre il committente sarà  interessato solitamente al risultato finale, cioè i livelli di servizio prestati.

In questa sezione trovi gli articoli sul contratto di outsourcing, le caratteristiche del contratto, il contratto di outsourcing informatico.

avv. Nicola Ferrante 

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Nota: si precisa che gli articoli presenti su questo sito sono da considerarsi come un riassunto, a mero titolo informativo, della più ambia disciplina del contratti. Lo studio non si assume nessuna responsabilità per l’uso di tali informazioni. Gli articoli sono protetti dalla legge sul diritto d’autore

Le Caratteristiche del Contratto di Outsourcing

 

Consulenza per la redazione di contratti di outsourcing

Un contratto di outsourcing può essere molto complesso, dato che deve prevedere una serie di fattori.  Prima di tutto, il soggetto terzo che offre il servizio può essere un unico fornitore, un unica impresa o raggruppamento temporaneo di imprese. Il servizio da esternalizzare può concretizzarsi in un numero infinito di azioni, come un processo produttivo, studio ed analisi, progettazione, gestione, sussistenza ecc……

Tra l'obbligazione del terzo fornitore vi è sicuramente quella di predisporre i mezzi, gli strumenti, impianti, attrezzature e le risorse necessarie per fare sì che i servizi affidati siano eseguiti in conformità a quanto stabilito dal contratto.

Nel contratto dovranno essere dettagliati gli obbiettivi che l’impresa committente vuole raggiungere con tale accordo, dovranno essere dettagliati i servizi e le azioni che il fornitore del servizio dovrà eseguire, oltre a tutte le azioni accessorie per raggiungere il risultato richiesto. Dovranno infine essere dettagliati i risultati richiesti, da cui dipende il corretto adempimento o l’inadempimento del contratto da parte del terzo fornitore. Infatti, come già specificato,  l'obbligazione del terzo fornitore è un'obbligazione di risultato, che lo vincola a un determinato target o al raggiungimento di determinati obiettivi prestabiliti dal contratto. Sarà quindi necessaria un'accurata definizione, in termini quantitativi qualitativi, dei livelli di servizio minimi.

Tra l'obbligazione del terzo fornitore vi è sicuramente quella di predisporre i mezzi, gli strumenti, impianti, attrezzature e le risorse necessarie per fare sì che i servizi affidati siano eseguiti in conformità a quanto stabilito dal contratto. L’impresa committente si dovrà invece impegnare a trasferire il proprio know how, la documentazione necessaria e a dare al fornitore il supporto necessario per svolgere il servizio. Altra obbligazione a carico dell'impresa committente sarà il pagamento del corrispettivo pattuito dal contratto per l'erogazione dei servizi previsti da parte del terzo fornitore.

Conseguentemente, il contratto di outsourcing si articolerà in una parte generale, contenente le clausole generali del contratto, e di vari capitolati d'appalto come il disciplinare economico, quello relativo ai livelli di servizio, il disciplinar operativo, il disciplinare tecnico. Frequentemente al contratto  si abbinano anche altri contratti collegati per la cessione dell'hardware, software o di altri beni.

Solitamente questi contratti hanno una durata pluriennale, sopra i tre anni, dato che i vantaggi economici delle esternalizzazioni si ottengono sulla lunga durata. Il corrispettivo economico stabilito del contratto può essere fisso, oppure può essere di tipo variabile a misura, o in alternativa può risultare dalla combinazione delle due parti, una parte fissa e una variabile. Molto frequente è la previsione di premi e bonus per il raggiungimento o il superamento dei livelli di servizio previsti dal contratto. Il compenso è in genere corrisposto   a rate, al raggiungimento dell’obbiettivo o per gradi di raggiungimento.

In tutti i contratti di outsourcing si rilevano alcune clausole ricorrenti ed indispensabili per la tutela delle parti:

- la clausola che stabilisce il passaggio delle consegne e di avviamento dell'attività, al fine di assicurare un corretto passaggio delle strutture e delle prestazioni di servizi al fornitore esterno;

- la clausola di attivazione del servizio, al fine di disciplinare il momento a partire dal quale il servizio passa fornitore esterno;

- clausole che stabiliscono la decorrenza e la durata del contratto e le modalità di recesso anticipato;

- clausola di tutela della proprietà intellettuale;

- clausola di garanzia delle parti, con cui il terzo fornitore assicura di avere tutti i requisiti per svolgere l'attività oggetto del contratto;

- clausole che regolano la responsabilità delle parti e gli obblighi di indennizzo in caso di danni al software o all’hardware o di perdita di dati;

- clausole che regolano le modalità di monitoraggio dei risultati di servizio del terzo fornitore;

 - clausole di sicurezza, con cui le parti assicurano di aver attuato tutti i sistemi per impedire incidenti e danneggiamenti, di usare programmi compatibili e sicuri, di aver stipulato contratti assicurativi.

- clausole di riservatezza, dato che il fornitore si trova a conoscere un gran numero di dati e di informazioni riguardanti l’attività del committente. Tali clausole dovranno garantire il massimo riserbo sulle strategie commerciali della società committente, sui processi produttivi e il Know how, sulle informazioni sui clienti.

- clausole di recesso e risoluzione per inadempimento, per cui  la disciplina  prevista sarà quella comune a tutti i contratti. In tale ambito tipo di contratti prevedono frequentemente una clausola penale, che mira ad offrire la parte danneggiata dall'inadempimento una tutela rafforzata. Tale clausole prevedono, a carico del caso fornitore, una sanzione commisurata ai ritardi nei tempi di intervento o al mancato raggiungimento dei targhet o dei livelli di servizi stabiliti.

 - clausole che permettono o vietano il subappalto e quelle di protezione della proprietà intellettuale e delle licenze d’uso.

- clausole per l'analisi  e la composizione delle controversie. 

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avv. Nicola Ferrante 

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Il Contratto di Outsourcing

Consulenza per la redazione di contratti di outsourcing

Con contratti di outsoucing si intende il contratto con cui un’impresa affida ad un soggetto terzo, o comunque esterno, l’incarico di svolgere un processo produttivo o un servizio che prima svolgeva in proprio. Si indica quindi la prassi con cui le aziende decidono di esternalizzare determinate funzioni, affidandole ad un soggetto esterno alla propria struttura imprenditoriale. Questo tipo di contratto è atipico, cioè non espressamente regolato dalla legge e dal Codice Civile, ma è assimilabile al contratto di appalto di servizi, con cui una parte dà in appalto a società esterne interi processi aziendali.

In tal caso al modello di azienda tradizionale, che tende ad accentrare al  suo interno tutte le fasi del processo produttivo, si affianca un modello che vede, in diversa misura, l’azienda come coordinatrice ed integratrice dell’attività di altre imprese fornitrici di servizi. In tal modo è possibile cedere i rami “collaterali” e concentrare le proprie risorse e i propri piani sul core business.

Le ragioni che spingono un’impresa ad esternalizzare parte dei processi produttivi sono una sensibile riduzione dei costi legati alla maggiore flessibilità del personale, nonché una maggiore flessibilità della struttura aziendale, una riduzione dei relativi investimenti (soprattutto relativamente ad attrezzature formazione del personale). Dal punto di vista operativo l'imprenditore potrà contare su livelli di servizio prestabiliti e monitorati in modo continuativo, su fornitori flessibili in grado di adeguarsi alle variazioni dei livelli di attività aziendale, sulla collaborazione con un soggetto terzo dotato di una conoscenza su know how specifico e quindi sulla possibilità di focalizzare i suoi investimenti sul core business aziendale. Da non sottovalutare gli inconvenienti del contratto di outsourcing, dato che l'imprenditore che esternalizza un determinato settore aziendale inevitabilmente perderà le conoscenza specifiche per la gestione di quel settore.

Tramite il contratto di outsourcing  si realizza una forte partnership e collaborazione tra il committente e il soggetto  esterno, che diventa fornitore di processi complessi  che si integrano con i processi aziendali dell’impresa committente.  Questo soggetto esterno può essere un’impresa o più imprese, un’agenzia, un insieme di persone o un ramo della stessa azienda committente. Varie sono le forme di outsourcing, come quello di base,  nel quel il committente affida al soggetto esterno un settore aziendale mantenendo però il controllo delle operazioni, al “full outsourcing” con cui il committente esterna lizza  in toto il processo, instaurando però una intensa collaborazione con il soggetto che compie il servizio.

I principali aspetti comuni di questi contratti sono la presenza di un soggetto terzo rispetto all’azienda committente, che viene utilizzato per compiere una funzione prima svolta al proprio interno, e il rapporto di committenza che si instaura tra l’impresa e il soggetto terzo. Quindi, il contratto di outsourcing si caratterizza per la stipula di un contratto di fornitura di servizi, rientrante nello schema dell'appalto di servizi con prestazioni continuative. La principale obbligazione assunta dal terzo è il conseguimento di un determinato target di risultato.

Questo tipo di contratti sono molto comuni nei servizi tecnologici e  informatici, con la prassi di affidare all’esterno il compito di eseguire alcune procedure, ricerche, servizi di calcolo, telematici, informatici, on line, logistica, trasporti, manutenzione ecc…….  In questo campo i servizi possono spaziare dalla fornitura di infrastrutture e materia hardware di proprietà  del fornitore,  fornitura di capacità elaborativa di dati, gestione tecnica del sistema informatico dell’impresa committente, servizi di assistenza e manutenzione varia.

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